Objednávky

Seznam objednávek

Seznam objednávek má následující funkce:

• vyhledávání (podle čísla objednávky, jména příjemce, způsobu dopravy)
• filtrování v hlavičce stránky (podle tagů, stavu, země, atd)
• náhled položek (ikona mezi označením a číslem objednávky)

Detail objednávky lze zobrazit kliknutím na číslo objednávky.

Hromadné akce

Po označení objednávek lze použít hromadné akce:

• Filtrovat — přesměruje na stránku, kde jsou vyfiltrované pouze vybrané objednávky
• Tisknout — přesměruje na stránku pro hromadný tisk objednávek
• PPL štítky - přesměruje na stránku nového podání PPL, kde vybrané objednávky jsou automaticky přidány do podání
• Změnit stav — hromadně změní stav objednávek

Posílání “Odesláno”

Jakmile jsou balíky svezeny, je potřeba změnit stav objednávek na Odesláno (což automaticky zároveň upozorní zákazníky).

Postup:

1. Označit objednávky, které chceme označit jako odeslané
2. Kliknout na “Vyfiltrovat”
3. Označit vše (tlačítko navrchu tabulky)
4. “Změnit stav”
5. Odesláno

Alternativní postup (pro kroky 1-2) je označit objednávky v Pohodě (pokud byly vyfakturovány před expedicí), kliknout na “Otevřít v Excelu”, označit hodnoty ze sloupce Číslo objednávky, a použít tlačítko “Vyfiltrovat hromadně podle seznamu čísel objednávek” v hlavičce seznamu objednávek.

Detail objednávky

Na stránce pro detail objednávky lze:

• zobrazit adresu, způsob platby, způsob dopravy
• zobrazit produkty
• upravovat tagy
• přidat interní komentář (uloží se po kliknutí mimo pole)
• změnit stav jednotlivé objednávky (a vybrat, zda zákazník má být upozorněn o změně stavu)

Stavy objednávek

Objednávky mohou mít 3 stavy:

• Přijato
• Odesláno
• Zrušeno

Je ovšem více věcí co ovlivňuje “stav” objednávky (tedy v jaké fázi vyřízení je). Systém výraz “stav” používá pouze pro tyto 3 stavy, ale další faktory co ovlivňují “stav” objednávky jsou:

• stav zaplacení
• zda je zboží skladem
• zda je platná adresa
• objednávka na firmu, obzvláště na Slovensko

Tyto věci tedy ovlivňují “mezistav” mezi přijato a odesláno. Určují, zda objednávka může být odeslána, případně co se musí stát, aby mohla být odeslána.

Stav zaplacení

Pokud je objednávka převodem, tak ji není možné odeslat, dokud nebyla zaplacena.

Systém si automaticky importuje platby z Fio banky a snaží se je párovat k objednávkám. Někdy se platby samy nenapárují (např. když zákazník neuvede číslo obj. v platbě) a je potřeba je ručně napárovat.

Někdy je potřeba objednávku označit jako uhrazenou bez párování konkrétní platby. K tomu jde použít tlačítko “Uhradit bez párování”.

Tagy

Objednávky mohou mít tagy.

Hlavní využití aktuálně je:

• tag Expedice — značí, že objednávka může být vyexpedována, tedy byla zaplacena a produkty jsou skladem
• tag Vytisknuto — systém tag přidává sám po hromadném tisku objednávek
• tag Pohoda — značí, že objednávka již byla naimportována do Pohody

PayU Stavy

PayU objednávky mohou mít 3 stavy platby:

• PayU Čeká — objednávka čeká na úhradu — PayU Uhrazeno — objednávka byla uhrazena
• PayU Zrušeno — zákazník platbu zrušil/platba neprošla

“Importující”

Systém určuje, zda objednávku lze importovat do Pohody, na základě:

• zda byla objednávka uhrazena (případně je na dobírku)
• zda má objednávka nějaký “neimportující” tag

Tedy i pokud má objednávka tag Expedice, tak se nebude importovat do Pohody pokud nebyla uhrazena.

A pokud má objednávka tag např. Nemapom (z příkladu na stránce tagy), tak se nebude importovat.

Cyklus objednávek

Jsou dva způsoby, jak se objednávky mohou vyřizovat.

Starý způsob (napravo)

1. Objednávka přijata
2. Objednávce se dá tag Expedice, jelikož všechny produkty jsou skladem, a tedy může být vyexpedována (jak zmíněno výše, systém si sám kontroluje, zda byla uhrazena)
3. Objednávka se naimportuje do Pohody, systém změní tag Expedice na tag Vytisknuto
4. Vytvoří se faktura
5. Vytvoří se dopravní štítek (s variabilním symbolem čísla faktury)
6. Objednávka se zabalí
7. Po svozu se změní stav na Odesláno

Nový způsob (pro objednávky PPL)

1. Objednávka přijata
2. Objednávce se dá tag Expedice, jelikož všechny produkty jsou skladem
3. Objednávka se vytiskne. Hromadný tisk přiřadí stav Vytisknuto
4. Vytvoří se štítek PPL (s variabilním symbolem čísla objednávky)
5. Objednávka se zabalí
6. Po svozu se změní stav na Odesláno
7. Import do Pohodya fakturace se může stát před expedicí či po. Na pořadí nezáleží

Aktualizace objednávky

Systém si automaticky stahuje objednávky z dneška. Tedy nové objendávky se naimportují, a již naimportované objednávky se aktualizují pokud byly nějak změněny.

Pokud je objednávka z jiného dne, a je třeba ji aktualizovat, stačí si v Nástrojích vybrat datum, kdy objednávka byla vytvořena, a zadat import objednávek.

Objednávky je třeba aktualizovat pouze z dvou důvodů:

• Úprava objednávky (např. změna způsobu platby, změna adresy, úprava produktů)
• Změna stavu platby (např. PayU objednávky, pokud zrušená objednávka je uhrazena o víc jak týden později)